Konferenschefen: ”Snåla inte med kaffet!”

Hej, och grattis till nya tjänsten som konferenschef på UKK, hur känns det?

– Spännande och enormt utmanande, både på det personliga och yrkesmässiga planet.

Du är inte ny på Uppsala Konsert & Kongress, berätta!

– Jag var projektledare och hade hand om mässor och konvent, en mer informell ledarroll. Började 2013, men hann med att vara mammaledig ett år också.

Men, du har inte bara varit på Uppsala Konsert & Kongress, utan har en lång erfarenhet från konferensbranschen. Vad har du gjort tidigare?

– Jag har testat både kedjor och privata aktörer, vilket känns som en bra kombination. Bland annat har jag varit dutymanager  i Dublin på Clarionkedjan. Jag har jobbat i branschen sedan jag gick ur gymnasiet.

Vad fick dig att tacka ja till tjänsten som konferenschef på Uppsala Konsert &  Kongress?

– Mitt mål har alltid varit att bli så bra jag kan bli i den rollen jag har. Nu har jag jobbat ganska länge inom branschen och ville utvecklas. Så, när denna möjlighet dök upp kändes det självklart. Jag brinner ju både för UKK och för Uppsala.

Hur tror du framtidens möten kommer att se ut?

– Förhoppningsvis kommer vi att se fler spännande digitala lösningar som komplement till det fysiska mötet. Av samma anledning tror jag att möten kommer att bli mer fokuserade och effektiva. Det centrala kommer att vara just mötet mellan människor. Det kommer att ställas högre krav på miljö, hälsa, planering, aktivitet och utrustning.

Det är tuff konkurrens inom konferensvärlden. Hur vill du vässa och profilera Uppsala Konsert & Kongress?

– UKK är den enda skandinaviska anläggning som nominerats till det internationella branschpriset AIPC. Där konkurrerar vi med anläggningar i Sydney, Montreal, Paris, Honolulu… Jag vill fortsätta mäta oss mot en internationell marknad och förstärka det som gör UKK så starkt. Vi är en modern mötesanläggning och en tung kulturaktör i en snabbt växande storstad med en mindre stads charm.

Vilka är de största utmaningarna för konferensbranschen just nu?

– Vi bevakar ju ständigt vår omvärld och förhåller oss till den. Vi fajtas som alla mot generella lågkonjunkturer i världen då konferenser och möten kanske ibland prioriteras bort. Men egentligen borde det vara tvärtom! Det är viktigt att mötas när det är tuffa tider ekonomisk. Ur möten kommer lösningar!

Vilken är den galnaste kundförfrågan du fått?

– En 50-årsdag där jubilaren ville hyra Stora Salen som rymmer 1 120 personer. Där skulle han hålla föredrag om sitt liv, men till slut föll det på att evenemanget blev för stort. Det var en härlig och upplyftande förfrågan, måste jag säga.

Vad blir din första arbetsuppgift?

– Jag är mycket för att betona kommunikation och jag kommer att sätta mig ner med var och en av medarbetarna. Det finns enorm potential här, och jag vill att alla ska vara delaktiga.

Och vad har du för långsiktiga planer?

– Att titta på den internationella marknaden är intressant. Jag vill utveckla samarbeten internationellt så att vi blir ännu tydligare på kongressvärldens världskarta. Jag vill också samarbeta mer med de lokala aktörerna – istället för att konkurrera med varandra!

Vad tycker du utmärker en bra konferens?

– De mest lyckade konferenser jag har när folk pratar så mycket så att de inte ens håller tiderna. Målet är att alla ska träffas och ha ett utbyte. Nu vill man träffas ansikte mot ansikte.

Har du själv något speciellt konferensminne att dela med dig av?

– Vi hade Grävande journalister här i april. En riktig utmaning, eftersom terrordådet i Stockholm inträffade samma dag. Det blev en annorlunda upplevelse. Där fick vi väldigt snabbt tänka om. Det blev många bra samtal de dagarna.

Vilka är de hetaste konferenstrenderna just nu?

– Minglet har börjat komma tillbaka. Att boka in sessioner där folk får hänga och mingla med varandra. Under en period varit strikt med många fasta punkter. Nu börjar vi också se att folk jobbar tillsammans i små grupper. 

5 x Gabriellas bästa tips för ett lyckat möte:

• Snåla inte med kaffet.

• Ha en klar och tydlig vision för vad du vill åstadkomma med mötet.

• Glöm inte att ta långa pauser. Möten är till för att skapa en dialog och för att någon form av utbyte ska ske. I pausen får fler möjlighet att lyfta sina ämnen.

• Följ upp efteråt. Vad kom ni fram till? Vad tar ni vidare och vad ska återkopplas till nästa möte?

• Glöm inte humorn hemma – humor är riktigt bra för ett bra möte.